Arhivă Electronică:
Aplicația Scriptica are o structură modulară iar printre modulele acesteia se numără și functionalitatea Arhiva Electronică. Acest modul oferă o accesare ușoară a documentelor care au fost arhivate și asigură o gestionare securizată a informațiilor arhivate. Accesul este controlat pentru toate documentele arhivate, la fel ca pentru documentele din toate celelalte module ale Scriptica.
Beneficiile serviciului de arhivare electronică
Ce presupune arhiva electronică
Aceștia sunt pașii prin care documentele sunt arhivate electronic în cadrul aplicației Scriptica:
Alte module oferite de Scriptica
Aplicația Scriptica are o structură modulară, iar pe lângă modulul de Arhivă Electronică, aceasta conține și următoarele module:
Calea spre ORGANIZARE nu a fost niciodată mai simplă.
De ce este aplicația Scriptică unică?
Scriptica oferă posibilitatea transformării proceselor interne în operațiuni digitale transparente, predictibile și cu o trasabilitate mult mai clară. Completarea manuală a unor draft-uri de documente, drumurile între birouri pentru semnături, interacțiunea cu documente, dosare sau bani fizici, cozile interminabile la ghișee, incertitudinea despre stadiul în care se află o solicitare depusă sau relațiile tensionate între departamente din cauza suprapunerii anumitor sarcini sunt probleme eliminate complet cu ajutorul noului soft.
Aplicația multifuncțională facilitează în mod automatizat toate aspectele ce țin de digitalizarea proceselor interne și externe. Astfel, aceasta se transformă într-un birou virtual pentru fiecare utilizator, atât intern, cât și în comunicarea cu clientul, printr-o interfață prietenoasă și intuitivă. Mai mult, fiecare utilizator beneficiază de o semnătură digitală gratuită care elimină complet necesitatea prezenței fizice în momentul eliberării documentelor.
Managementul documentelor
Sistemul de management al documentelor este instrumentul prin care se pot gestiona și urmări documente și imagini în format digital.
Sistemul de management al documentelor al aplicației Scriptica oferă organizațiilor posibilitatea să țină evidența creării, stocării și distribuției documentelor electronice. Astfel crește eficiența companiei, informațiile sunt reutilizate ori de câte ori este nevoie, iar fluxul de lucru este mai ușor de supervizat.
Prin acest sistem, se pot seta fluxurile automatizate, se definesc rolurile utilizatorilor, nivelul de acces al acestora la documemente în funcție de gradul de securitate al informațiilor și se poate urmări istoricul accesărilor.
Avantajele managementului de documente
Informațiile colectate prin sistemul de management al documentelor al aplicației Scriptica îți permit să:
- Ai toate informațiile în același loc
- Le găsești cu ușurință, le interpretezi și creezi rapoarte relevante pentru luarea de decizii
- Colaborezi cu colegii la același document, fără a avea mai multe versiuni și astfel crești productivitatea și coezeiunea echipei
- Îmbunătățești relația cu clienții prin îmbunătățirea timpului de răspuns la solicitări
Funcționalități ale softului de management al documentelor
Principalele funcționalități ale sistemului de management a documentelor al aplicației Scriptica
- Utilizatorii au acces la documente de oriunde, chiar dacă vorbim de accesarea de pe un server dedicat de tip intranet sau prin internet în cloud
- funcționalitatea de căutare ajută la găsirea rapidă a conținutului după nume, dată, autor sau elemente precum tag-uri
- Facilitatea „Drag and drop” ajută utilizatorii să mute doar cu un click documente dintr-o mapă în alta, sau chiar dintr-o aplicație în alta
- Posibilitatea de a edita și vizualiza documentele direct în aplicație permite să lucrezi fără să fie nevoie să le deschizi în alte aplicații sau să le lucrezi pe propriul calculator
- O altă funcționalitate importantă o constituie posibilitatea de a salva mai multe versiuni ale unui document pentru a le putea compara și a reveni la versiuni anterioare, dacă e necesar
- Funcționalitatea de editare deschisă sau de blocare a editării pentru alți utilizatori permite fie să colaborezi cu colegii pe același document, fie să blochezi editarea până când documentul are forma dorită pentru a fi deschisă și pentru alți utilizatori
Registratura electronică
Registratura electronică presupune colectarea, transmiterea, înregistrarea și autentificarea informațiilor de la unul sau mai mulți aplicanți, pentru a completa o evidență vitală și înlocuiește colectarea de date, inregistrarea și semnătura pe hârtie.
Avantajele registraturii electronice
Registratura electronică permite să:
- Desființezi ghișeele fizice
- Previi blocajele apărute la soluționarea unei cereri sau să le gestionezi cu rapiditate dacă acestea au loc
- Introduci electronic date care sunt procesate și sunt ușor de găsit la o căutare simplă
- Oferi clientului posibilitatea să afle în timp real stadiul în care se află solicitarea depusă
Funcționalități ale soluției Registratura Electronică
Un spațiu unic care permite alocarea unui responsabil pentru cererea intrată în sistem, urmărirea în ce etapă de soluționare se află solicitarea, afișarea interacțiunilor și acțiunile în așteptare, precum și informarea dacă o cerere are termenul de soluționare depășit.
Formularele predefinite în funcție de tipul de solicitare depusă permite eficientizarea și rezolvarea în timpi mai scurți a cererilor.
Funcția de căutare permite găsirea intrărilor după dată, aplicant, tip de cerere. De asemenea, pentru facilitarea căutării intrările pot fi grupate după criterii prestabilite.
Registratura electronică permite atașarea de fișiere tip imagine, pdf, word, excel care să completeze solicitarea aplicantului.
