Flux Automatizat
Într-o companie/instituție publică avem de-a face cu un număr impresionant de activități și proceduri independente sau interdependente ce implică aprobări în ordine ierarhică înainte de a putea fi finalizate.
Scriptica a automatizat întreaga desfășurare a proceselor interne. Organizarea etapizată în funcție de structura și responsabilii vizați eficientizează întreg procesul.
Un exemplu de automatizare a unui flux de lucru de aprobare
Achiziție de produse
Procesul clasic
Redactare referat de achiziție de papetărie și a unei cereri atașate pentru aprobarea bugetului alocat acestei operațiuni, adresate șefului de departament.
Șeful departamentului verifică atât referatul de achiziție, cât și cererea de aprobare a bugetului și fie le aprobă, fie le înapoiază angajatului pentru modificări.
Angajatul transmite comanda fermă pentru achiziția de papetărie
Transmiterea/recepționarea procesului verbal.
Semnarea procesului verbal de către Prestator și Beneficiar.
De îndată ce factura aferentă comenzii de achiziție este emisă, pot exista două situații distincte:
a) fie angajatul plătește factura, solicitând departamentului financiar rambursarea sumei de plată în urma întocmirii unui decont,
b) fie factura va fi transmisă direct departamentului financiar unde o persoană desemnată cu aceste atribuții va examina atât factura, cât și comanda efectuată, urmând a aproba suma de plată sau a solicita mai multe lămuriri sau informații.
Flux automatizat Scriptica
Cu ajutorul aplicației Scriptica transformați modul în care realizați managementul documentelor, de la unul anevoios ce presupune printarea, copierea, salvarea în diferite fișiere, transportarea hârtiilor dintr-un birou în altul, la unul lipsit de griji, care elimină problemele de comunicare și dificultățile în găsirea informațiilor cheie.
Pe lângă aceste beneficii, atunci când folosiți aplicația Scriptica, puteți de asemenea să:
- recepționați plățile online
- semnați digital toate documentele
- oferiți semnătură digitală olograf tuturor beneficiarilor
- înregistrați prin registratură toate documentele de intrare/ieșire
- arhivați informațiile
- accesați rapid și ușor detalii cu privire la documente
- eficientizați procesul de luare a deciziilor
- răspundeți provocărilor în timp util
- generați rapoarte (dacă este cazul)
În concluzie:
Scriptica automatizează ”pașii” prin care trebuie să treacă un document sau un set de documente împreună cu toate informațiile atașate. Fiecare birou fizic devine acum, prin intermediul acestei aplicații, birou digital. Timpul de rezolvare înregistrat de un document într-un departament, persoana sau persoanele care vor opera în cadrul documentului, unde urmează să ajungă, semnăturile digitale, istoricul sau alte caracateristici toate se vor găsi organizat în Scriptica.
