Flusso Automatizzato
In una società/ente pubblica esiste un numero impressionante di attività e procedure indipendenti o interdipendenti che implicano approvazioni per cui si procede gerarchicamente prima di essere finite.
Scriptica ha automatizzato l’intero svolgimento dei processi interni. L’organizzazione graduale in base alla struttura ed i responsabili interessati ottimizzano l’intero processo.
Un esempio di automazione di un flusso di lavoro di approvazione
Acquisto di prodotti
Il processo classico
Redigere una relazione di acquisizione di cartoleria e di una richiesta allegata per l’approvazione del budget assegnato a questa operazione, indirizzata al capo di dipartimento.
Il capo del dipartimento verifica tanto la relazione di acquisizione, quanto la richiesta di approvazione del budget approvandoli o restituendoli al dipendente per modifiche.
Il dipendente trasmette l’ordine fermo per l’acquisizione di cartoleria.
L’invio/la ricezione del verbale.
La sottoscrizione del verbale da parte del Prestatore e del Beneficiario.
Non appena la fattura dell’ordine viene emessa, possono verificarsi due situazioni distinte:
a) il dipendente paga la fattura, chiedendo al dipartimento finanziario di rimborsare l’importo da pagare a seguito di una nota spese,
b) o la fattura sarà inviata direttamente al dipartimento finanziario dove una persona disegnata con tali incarichi esaminerà tanto la fattura, quanto l’ordine effettuato, seguendo ad approvare l’importo da pagare o di chiedere più chiarimenti o informazioni.
Flusso automatizzato Scriptica
Con l’aiuto dell’applicazione Scriptica si trasforma il modo in cui si realizza il management dei documenti, da uno difficile che implica la stampa, copiatura, salvataggio su vari file, il trasporto della carta da un ufficio all’altro, ad uno spensierato, che elimina i problemi di comunicazione e le difficoltà nel trovare le informazioni chiave.
Oltre a questi vantaggi, quando utilizzi l’applicazione Scriptica, puoi anche:
- ricevere pagamenti online
- firmare digitalmente tutti i documenti
- fornire firma digitale manoscritta a tutti i beneficiari
- registrare nel registro tutti i documenti di entrata/uscita
- archiviare le informazioni
- accedere rapidamente e facilmente ai dettagli sui documenti
- ottimizzare il processo decisionale
- rispondere alle sfide in tempo utile
- generare rapporti (se applicabile)
Quindi:
Scriptica automatizza i “passi” che un documento o un insieme di documenti deve seguire con tutte le informazioni allegate. Ogni ufficio fisico ora diventa, attraverso questa applicazione, un ufficio digitale. Il tempo di risoluzione registrato da un documento in un dipartimento, la persona o le persone che opereranno all’interno del documento, dove segue ad arrivare, le firme digitali, la cronologia o altre caratteristiche saranno tutti organizzate in Scriptica.
