Automatisierter Fluss
In einem Unternehmen / einer öffentlichen Einrichtung haben wir es mit einer beeindruckenden Anzahl von unabhängigen oder voneinander abhängigen Aktivitäten und Verfahren zu tun, die Genehmigungen in hierarchischer Reihenfolge beinhalten, bevor sie abgeschlossen werden können.
Scriptica hat den gesamten Verlauf der internen Prozesse automatisiert. Die stufenweise Organisierung entsprechend der Struktur und den betroffenen Verantwortlichen optimiert den gesamten Prozess.
Ein Beispiel für die Automatisierung eines Genehmigungsworkflows
Produktakquisition
Klassisches Verfahren
Erstellung eines Berichts über die Beschaffung von Schreibwaren und eines beigefügten Antrags auf Genehmigung des für diese Operation bereitgestellten Budgets, der an den Abteilungsleiter gerichtet ist.
Der Abteilungsleiter prüft sowohl den Kaufbericht als auch den Antrag auf Budgetgenehmigung und genehmigt sie entweder oder sendet sie zur Änderung an den Mitarbeiter zurück.
Der Mitarbeiter sendet den festen Auftrag für den Kauf von Schreibwaren
Übermittlung/Empfang des Protokolls.
Unterzeichnung des Protokolls durch den Anbieter und den Begünstigten.
Sobald die Rechnung für die Bestellung ausgestellt wird, kann es zwei verschiedene Situationen geben:
a) entweder der Arbeitnehmer bezahlt die Rechnung und die Finanzabteilung auffordert, den nach Erstellung einer Abrechnung zu zahlenden Betrag zurückzuerstatten,
b) oder die Rechnung wird direkt an die Finanzabteilung gesendet, wo eine mit diesen Aufgaben betraute Person sowohl die Rechnung als auch die erteilte Bestellung prüft und den Zahlungsbetrag genehmigt oder weitere Klarstellungen oder Informationen anfordert.
Automatisierter Scriptica-Fluss
Mit Hilfe der Scriptica-Anwendung verwandeln Sie die Weise, wie Sie Dokumentenmanagement durchführen, von einer schwierigen Art, die das Drucken, Kopieren, Speichern in verschiedenen Dateien, den Transport von Papieren von einem Büro zum anderen beinhaltet, zu einer sorglosen Art, die Kommunikationsprobleme und Schwierigkeiten bei der Suche nach Schlüsselinformationen beseitigt.
Zusätzlich zu diesen Vorteilen können Sie bei der Verwendung der Scriptica-App auch:
- Zahlungen online erhalten
- Alle Dokumente digital signieren
- Bereitstellung einer eigenhändigen digitalen Unterschrift für alle Begünstigten
- über die Registrierung alle Eingangs-/ Ausgangsdokumente eintragen
- Archivierung der Informationen
- Schneller und einfacher Zugriff auf Dokumentdetails
- Rationalisierung des Entscheidungsprozesses
- rechtzeitig auf Herausforderungen reagieren
- Erzeugung von Berichten (falls zutreffend)
Fazit:
Scriptica automatisiert die „Schritte“, die ein Dokument oder ein Satz von Dokumenten zusammen mit allen angehängten Informationen, durchlaufen müssen. Jedes physische Büro wird nun durch diese Anwendung zu einem digitalen Büro. Die Auflösungszeit, die von einem Dokument in einer Abteilung aufgezeichnet wird, die Person oder Personen, die innerhalb des Dokuments wirken werden, wo es ankommen soll, digitale Signaturen, der Verlauf oder andere Eigenschaften werden alle in Scriptica organisiert.
Der Weg zur ORGANISIERUNG war noch nie so einfach.
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