Flux Automatisé
En una empresa/institución pública estamos tratando con un número impresionante de actividades independientes o interdependientes y procedimientos que implican aprobaciones en orden jerárquico antes de que se puedan completar.
Scriptica ha automatizado todo el curso de los procesos internos. La organización paso a paso de acuerdo con la estructura y los líderes seleccionados agilizan todo el proceso.
Un ejemplo de automatización de un flujo de trabajo de aprobación
Compra de productos
El juicio clásico
Redacción de un informe de compra de papel y una solicitud adjunta para la aprobación del presupuesto asignado a esta operación, dirigida al jefe de Departamento.
El jefe del departamento verifica tanto el informe de compra como la solicitud de aprobación del presupuesto y los aprueba o los devuelve al empleado para cambios
El empleado envía el pedido en firme para la compra de papelería
Transmisión/recepción de las actas
Firma del acta por el proveedor y el beneficiario.
Tan pronto como se emita la factura de la orden de compra, puede haber dos situaciones distintas:
a) o bien el empleado paga la factura, pidiendo al departamento financiero que reembolse el importe pagadero tras la elaboración de una declaración,
b) o bien la factura se enviará directamente al departamento financiero, donde una persona designada con estas funciones examinará tanto la factura como el pedido, aprobará el importe del pago o solicitará más aclaraciones o información.
Flujo automatizado Scriptica
Con el apoyo de la aplicación Scriptica, transformas la forma de gestionar los documentos, de una difícil que implica imprimir, copiar, guardar en diferentes archivos, transportar documentos de una oficina a otra, a una despreocupada que elimina los problemas de comunicación y las dificultades para encontrar información clave.
Además de estos beneficios, al usar la aplicación Scriptica, también puede:
- recibir pagos en línea
- firmar digitalmente todos los documentos
- proporcionar una firma manuscrita digital a todos los beneficiarios
- registrar todos los documentos de entrada/salida a través del registro
- archivar la informaciónacceder rápida y fácilmente a los detalles del documento
- hacer el proceso de toma de decisiones más eficiente
- responder a los desafíos de manera oportuna
- generar informes (si procede)
En conclusión:
Scriptica automatiza los «pasos» a través de los cuales un documento o conjunto de documentos debe pasar junto con toda la información adjunta. Cada oficina física se convierte ahora, a través de esta aplicación, en una oficina digital. El tiempo de resolución registrado por un documento en un departamento, la persona o personas que operarán dentro del documento, donde desean llegar, las firmas digitales, la historia u otra ocacateristics se encontrarán organizadas en el Scriptica.
