Flux automatisé
Dans une entreprise / institution publique, nous avons affaire à un nombre impressionnant d’activités et de procédures indépendantes ou interdépendantes impliquant des approbations dans l’ordre hiérarchique avant de pouvoir être achevées.
Scriptica avait automatisé l’ensemble du processus interne. L’organisation par étapes selon la structure et les responsables ciblés rationalise l’ensemble du processus.
Un exemple d'automatisation du flux de travail d'approbation
Achat de produits
Processus classique
Rédaction d’un rapport d’achat de papeterie et d’une demande jointe d’approbation du budget alloué à cette opération, adressée au chef de service.
Le chef de service vérifie à la fois le rapport d’acquisition et la demande d’approbation du budget et les approuve ou les renvoie à l’employé pour modification.
L’employé passe la commande ferme d’achat de papeterie.
Envoi/réception du procès-verbal.
Signature du procès-verbal par le Prestataire et le Bénéficiaire.
Dès l’émission de la facture du bon de commande, deux situations distinctes peuvent exister :
- a) soit l’employé paie la facture en demandant au service financier de lui rembourser le montant du paiement suite à l’établissement d’un décompte,
b) soit la facture sera envoyée directement au service financier où à une personne désignée à ces fonctions examinera à la fois la facture et la commande effectuée, en approuvant le montant du paiement ou en demandant plus de précisions ou d’informations.
Flux automatisé Scriptica
Avec Scriptica, vous gérez la façon dont vous gérez les documents, d’une gestion difficile impliquant l’impression, la copie, l’enregistrement dans divers fichiers, le transport de papier d’un bureau à un autre, à une gestion facile qui élimine les problèmes de communication et les difficultés à trouver des informations clés.
En plus, lorsque vous utilisez l’application Scriptica, vous pouvez également :
- recevoir des paiements en ligne
- signer numériquement tous les documents
- fournir une signature numérique manuscrite à tous les bénéficiaires
- enregistrer tous les documents entrants / sortants via le registre
- archiver les informations
- accéder rapidement et facilement les détails des documents
- rationaliser votre processus décisionnel
- répondre aux défis en temps utile
- générer des rapports (le cas échéant)
Conclusion:
Scriptica automatise les « étapes » qu’un document ou un ensemble de documents doit suivre avec toutes les informations jointes. Chaque bureau physique devient désormais, grâce à cette application, un bureau numérique. Le temps de résolution enregistré par un document dans un service, la ou les personnes qui interviendront dans le document, où il parvient, les signatures numériques, l’historique ou d’autres fonctionnalités seront tous organisés dans Scriptica.
La route vers l'ORGANISATION n'a jamais été aussi facile. Convainquez-vous!
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