A. Aplicația trebuie să îndeplinească următoarele cerinţe generale

1. Acces rapid și simultan la aplicație, direct de pe site-ul instituției, printr-un link direct disponibil pe pagina principală.
2. Acces rapid la formularele asociate domeniilor de activitate ale Beneficiarului, printr-un buton instalat pe site-ul de prezentare al acestuia.
3. Accesibilitate facilă din orice locație și de pe orice dispozitiv conectat la internet.
4. Monitorizare în timp real a stadiului în care se află o solicitare.
5. Găzduirea aplicației pe un server situat într-un centru de date din România sau cu posibilitate de instalare pe serverul Beneficiarului.
6. Aplicația să fie modulară, având o interfață intuitivă. Funcționalitățile să fie separate în module independente și interschimbabile, astfel încât să poată fi configurată conform specificului și nevoilor fiecărui Beneficiar.
7. Aplicația trebuie să poată fi administrată astfel încât să poată fi acordate drepturi diferite în funcție de tipul de utilizator.
8. Posibilitatea de a depune solicitări pentru acordarea de documente, însoțite de motivații și eventuale documente justificative.

B. Aplicația trebuie să îndeplinească cumulativ cel puțin următoarele condiții referitoare la caracteristici și funcționalități

1. Accesul să fie permis exclusiv printr-o conexiune securizată, utilizând certificat SSL.
2. Să ofere persoanelor fizice sau juridice posibilitatea de a se înregistra în aplicație prin intermediul unui formular, în care aceștia vor introduce datele necesare pentru interacțiunea cu Beneficiarul.
3. Să permită configurarea de fluxuri externe predefinite, pornind de la formularele specifice domeniilor de activitate ale Beneficiarului.
4. Să permită configurarea de fluxuri interne predefinite, precum cereri de concediu, referate de necesitate etc., specifice activității Beneficiarului.
5. Să permită persoanelor fizice sau juridice autentificarea în aplicație utilizând credențiale de acces (utilizator și parolă), să ofere opțiuni pentru actualizarea informațiilor furnizate, solicitarea unui export al datelor sau ștergerea contului și a tuturor informațiilor asociate.
6. Să permită utilizatorilor externi vizualizarea mesajelor și documentelor transmise de responsabilii sau salariații Beneficiarului.
7. Să faciliteze interconectarea cu alte aplicații de tip web sau executabile pentru preluarea sau transferul de informații.
8. Să permită integrarea semnăturilor digitale și electronice, fie ele criptate cu token, sub formă de imagine sau alt format, respectiv semnătură fizică aplicată pe o suprafață dedicată.
9. Să aibă integrată o Registratură electronică sincronizată cu tipurile de solicitări (interne sau externe), arhiva digitală și celelalte module complementare ale aplicației.
10. Să permită definirea unui număr nelimitat de registre în Modulul Registratură, cu integrarea automată a unei ștampile digitale specifice Registraturii în fiecare document înregistrat.
11. Să permită înregistrarea mai multor documente sau cereri sub același ID, centralizând toate înregistrările relevante pentru gestionarea și urmărirea documentelor asociate unui caz, proiect, contract sau petiție.
12. Să includă un modul OCR (Optical Character Recognition) care să permită recunoașterea și extragerea automată a textului din documente scanate sau imagini.
13. Să dispună de un sistem de comunicare integrat care să permită utilizatorilor din cadrul aceleiași organizații să trimită și să primească mesaje, să partajeze documente și informații în mod securizat.
14. Să transmită notificări în timp real atunci când se primește un mesaj nou, când sunt depășite termene sau când un utilizator devine responsabil într-o solicitare.
15. Să permită gestionarea solicitărilor într-un modul dedicat care integrează atât solicitările externe cât și pe cele interne, cu filtrare avansată.
16. Să permită accesul la istoricul discuțiilor, cu posibilitatea de căutare după cuvinte-cheie.
17. Să asigure criptarea mesajelor și confidențialitatea datelor transmise.
18. Să ofere personalului responsabil posibilitatea de a vizualiza solicitările pentru care sunt responsabili și opțiunea de a trimite documente în Registratură direct din solicitări.
19. Să dispună de o arhivă care să permită stocarea documentelor, înregistrărilor sau datelor pentru a fi accesate ulterior.
20. Să asigure backup-ul bazelor de date.
21. Să permită utilizatorilor din diverse departamente să transmită solicitări fără un flux predefinit (solicitări ad hoc).
22. Să permită generarea de fluxuri interne sau externe predefinite care să asigure preluarea selectivă de informații din tipizate (carte de identitate, permis de conducere, document de proprietate etc.) și integrarea acestora în drafturi de documente editabile procesate direct în aplicație.
23. Să permită comunicarea dintre Beneficiar și utilizatorii externi printr-un profil dedicat acestora.
24. Să permită utilizatorilor vizualizarea statusului într-o hartă interactivă.
25. Să permită definirea unui tip de utilizator denumit „Administrator de instanță”, cu drepturi similare administratorului, dar limitate la instanța specifică.
26. Secțiunea de administrare, accesibilă doar conturilor administrator, nu trebuie să necesite cunoștințe de programare și trebuie să ofere toate uneltele necesare configurării aplicației.
27. Să includă un modul de rapoarte care să permită analizarea activității utilizatorilor și a acțiunilor întreprinse în sistem.
28. Să asigure utilizatorilor responsabili posibilitatea de a vizualiza documentele încărcate, de a trimite documente în Registratură, de a contacta solicitantul prin e-mail sau de a redirecționa solicitarea.
29. Să evidențieze solicitările cu termene depășite și să afișeze numărul de zile de întârziere.
30. Să integreze un modul de suport care să ofere utilizatorilor un canal direct pentru a obține ajutor.
31. Să fie disponibilă în limba română și engleză pentru cazurile în care utilizatorii externi sunt cetățeni străini.