Semnătura electronică:
Ce este semnătura electronică?
Semnătura electronică este varianta digitală a înscrisului sub semnatură privată. Altfel spus, este o semnătură aplicabilă în mediul online şi pe fişiere de tip PDF sau editabile, care are valoare din punct de vedere juridic şi legal, doar dacă este emisă de un furnizor specializat şi acreditat în astfel de servicii.
Semnătura electronică poate fi deţinută atât de o persoană fizică cât şi de o persoană juridică, acoperirea legală pentru aplicarea acesteia fiind aceeaşi în ambele cazuri. Diferenţa între o semnătură digitală simplă de tip olograf şi semnătura electronică o face certificatul electronic unic care criptează cheia de semnare. Dacă pentru o semnătură digitală simplă de tip olograf nu este nevoie de un certificat şi se poate aplica sub formă de poză, semnătura electronică se diferenţiază prin tehnologia de criptare (certificatul digital) care îi oferă atât caracterul de unicitate, cât şi cel de securitate.
Majoritatea semnăturilor electronice sunt stocate pe dispozitive de tip token (stick de memorie) şi sunt apelate printr-un port USB, decriptarea certificatului stocat pe dispozitivul token fiind făcută de o terţă aplicaţie executabilă pe staţia de lucru a utilizatorului, în baza parolei setată de acesta pentru semnătura sa.
În concluzie există 2 tipuri de semnături digitale:
- Semnătura digitală simplă de tip olograf care poate fi utilizată intern. Aceasta are valoare legală şi se poate aplica pe documente oficiale, doar dacă acest lucru este clar specificat într-un contract stabilit între părţi. Acest tip de semnătură nu se emite de către un furnizor autorizat.
- Semnătura electronică, care se mai numeşte şi semnătură digitală cu certificat. Aceasta acoperă toate cerinţele legale pentru semnarea în format digital şi este emisă de un furnizor autorizat.
Care sunt beneficiile unei semnături digitale?
Cum obții semnătura electronică?
Pentru a obţine o semnătură electronică trebuie să intri în contact cu unul dintre furnizorii acreditaţi de pe piaţa din România şi să soliciţi o ofertă pentru eliberarea unei astfel de semnături. De obicei certificatele semnăturilor digitale au valabilitate 2 ani, utilizatorul fiind obligat să achite prelungirea sau remiterea certificatului digital o dată la 24 de luni.
Arhisoft nu este un furnizor autorizat pentru eliberarea de semnături electronice, în schimb a dezvoltat aplicaţia Scriptica ce permite utilizatorilor să digitalizeze activităţile şi fluxurile interne sau externe bazate pe documente. Am vorbit de semnătura electronică şi digitală simplă, pentru că Scriptica permite aplicarea acestora direct în aplicaţie, fără a mai fi necesară descărcarea fişierelor pentru a fi semnate.
În acest moment compania noastră este în discuţii avansate cu majoritatea furnizorilor de semnături electronice din Europa, pentru reglementarea de parteneriate care să permită aplicarea semnăturilor electronice emise de aceştia direct în aplicaţia Scriptica. În viitorul apropiat clienţii Scriptica vor putea achiziţiona semnăturile electronice direct din aplicaţie, optând pentru unul dintre partenerii noştri acreditaţi.
Calea spre ORGANIZARE nu a fost niciodată mai simplă.
Care sunt cazurile în care se folosesc semnăturile electronice online?
În relația cu instituțiile
- ANAF – depunerea on-line a declarațiilor, acces în Spațiul Privat Virtual
- CNAS – transmiterea raportărilor către CNAS, accesarea dosarului electronic de sănătate
- ITM – transmiterea REVISAL-ului
- MFE – semnarea electronică a documentației necesare obținerii fonduri europene prin MySMIS
- SICAP (fostul SEAP) – participarea la licitații publice, semnarea electronică a ofertelor și a documentației de atribuire
- ONRC – înființarea online a unei firme
În companie și în relația cu partenerii
- Partenerii de afaceri – transmiterea electronică a corespondenţei cu implicaţii legale
- Departament HR – Contracte de muncă, fișe de post etc.
- Departament achiziții – contracte comerciale, note de comandă, procese verbale etc.
- Activitatea operațională – documente pentru lansarea de produse noi, campanii marketing etc.
- Departament vânzări – în relația cu clienții PJ sau PF
- Departament contabilitate – semnarea electronică a facturilor
